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Références des lettres, fax, notes de frais, notes...
mardi 2 septembre 2008, par idem
Les références des documents officiels émis par le Parc des Arts sont construites de la manière suivante :
Référence : AAAATTTPDAYYYYMMNN
- AAAA = Auteur, initiale du prénom + 3 première lettre du nom
- TTT = Type, parmi :
| LET = Lettre | |
| FAX = Fax | |
| FRE = Note de frais | |
| DOC = Document, formulaire… | |
| NOT = Compte-rendu de réunion, note... |
- PDA : fixe
- YYYY : Année (4 chiffres)
- MM : mois (2 chiffres)
- NN : N° séquentiel dans le mois (2 chiffres)
Exemple :
2ème lettre écrite par Katia Venegas au mois de septembre 2008 :
Référence : KVEN/LETPDA20080902
Nota : vous pouvez numéroter séquentiellement tout vos documents sans tenir compte du type (par exemple ---LET---01, ---FAX---02, ---LET---03, etc), ou encore tenir compte du type (par exemple ---LET---01, ---FAX---01, ---LET---02, etc), à votre convenance. Il faut juste que chaque référence soit unique.
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